Como projetar um escritório eficaz da gerência de projeto

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Uma organização que ajusta acima ou que desenvolve um escritório da gerência de projeto (PMO) deve necessariamente considerar uma escala das dimensões e das responsabilidades tais como aquelas discutidas neste tutorial. Em muitos casos, as organizações grapple unsystematically com o processo do projeto. Este artigo propõe que um grupo que ajusta acima um PMO pode atalho o processo de projetar um PMO, isso combinará as exigências e as prioridades de suas organizações, sistematicamente avaliando as dimensões alistadas nisto e adotando as opções do projeto essa mais melhor reunião suas necessidades.

Porque o movimento “controlar por projetos” se torna mais popular nas organizações, há também um movimento ajustar acima o PMOs à gerência de projeto da sustentação. O papel dos estes PMOs é diverso e variado, mas inclui geralmente o ajuste de padrões e de metodologias para a gerência de projeto. Frequentemente, este papel é expandido para incluir aspectos da gerência de recurso humano do projeto e para incluir às vezes a responsabilidade para a execução dos projetos.

Confrontado com a tarefa de ajustar acima um escritório do projeto, o executivo ou o grupo responsável devem definir os papéis e as responsabilidades do escritório. Alguns autores identificaram diversos tipos de projeto do escritório do projeto tais como o PMO como o repositório do conhecimento da gerência de projeto, ou o escritório do projeto como um grupo funcional responsável para controlar projeta-se. Entretanto, estes modelos simplificam a variedade dos projetos que são possíveis. Este artigo contends que há uma variedade quase ilimitada de projetos possíveis.

Uma estrutura é apresentada projetando um escritório do projeto que seja apropriado às necessidades de uma organização. Um número dimensões e de responsabilidades da chave que devem ser consideradas são identificadas. Estes foram subdivididos em: fatores organizational; responsabilidades do recurso humano; responsabilidades para ajustar padrões da gerência de projeto; responsabilidades da execução do projeto; e responsabilidades estratégicas. Estas dimensões e responsabilidades são discutidas nos termos das escolhas que estão disponíveis, e nas razões para adotar um projeto particular. Este tutorial faz exame da posição que há no.one projeto ideal para um PMO e que o projeto de um PMO dentro de uma organização se (e vontade) evolua sobre o tempo como as exigências e as prioridades organizational mudam e a maturidade’e os competencies do projeto da organização s mudam.

FATORES ORGANIZATIONAL

Um ponto começar em ajustar acima e em projetar um escritório da gerência de projeto está estabelecendo o papel e o poder organizational do escritório. Alguns destes fatores organizational podem ser exijidos pelo executivo ou pelo grupo que ajustam acima o escritório, mas são refinadas freqüentemente enquanto um PMO evolui. Estes fatores são pivotal a

os papéis e as responsabilidades de um PMO. Os seguintes são alguns dos fatores de projeto do núcleo a ser dirigidos em estabelecer e em projetar um PMO.

Relatando Arranjos

O relacionamento de relatório de um PMO é um fator importante em estabelecer os papéis do poder e do potencial de um PMO. Uma variedade de relatar arranjos é possível. Um PMO pode ser ajustado acima como de um grupo independente que relata diretamente a um presidente ou a um comitê executivo. Isto fornece potencial o escritório com o poder e a independência consideráveis. Alternativamente, um PMO pode relatar a um executivo dentro de um departamento funcional. Isto fornece pouco grau de independência mas pode imóvel fornecer o grupo com o poder considerável. O arranjo de relatório pode estar em uns níveis mais baixos; mas nestes casos, o papel do PMO torna-se geralmente mais restrito às áreas particulares de operações’da organização um s.

Além aos arranjos de relatório externos, há uma variedade dos arranjos de relatório internos possíveis que podem impactar os papéis de um PMO. Para o exemplo, em organizações geogràfica dispersadas, há uns benefícios em estabelecer o PMOs separado. Este o PMOs pode relatar localmente mas ser affiliated com o outro PMOs ou relatar a um PMO central. Os relacionamentos de relatório da matriz são também terra comum.

Posicionar Organizational

O PMOs pode ser estabelecido como grupos autônomos ou pode ser parte de um grupo funcional tal como a tecnologia de informação (ELE) ou as operações. Tipicamente, um PMO será posicionado em um grupo funcional com posse principal para projetos. Para o exemplo, nas instituições financeiras que são pesadamente reliant na tecnologia de informação e no seu desenvolvimento, o PMOs é ficado situado frequentemente no ELE áreas. Isto tem o benefício de trazer um PMO perto das áreas da execução do projeto; entretanto, pode haver um downside quando o PMO é visto para ser influenciado demasiado pesadamente pelo grupo funcional em que está ficado situado. Broadening o arranjo de relatório a um comitê de steering cruz-funcional pode superar este interesse.

Projetos no espaço

Há uma variação larga no espaço dos projetos para que um PMO pode ter a responsabilidade. As responsabilidades de PMO podem incluir todos os projetos empreendidos por uma organização; todos os projetos empreendidos por um grupo funcional particular tal como ELE; ou projetos de algum tipo. O espaço da responsabilidade deve pròxima ser alinhado às necessidades’da organização um s. Tipicamente, quando o PMOs é estabelecido primeiramente, o espaço é restrito dentro de uma organização. Esta é frequentemente parte “de uma estratégia provar” você mesmo porque as organizações avaliam o valor de uma aproximação estruturada à gerência de projeto. O PMOs pode ser estabelecido para progredir prioridades organizational particulares. Para o exemplo, as muitas organizações ajustados acima do PMOs para oversee e executar projetos especiais. Similarmente, o PMOs foi ajustado até projetos organizational da transformação da sustentação ou para facilitar aquisições organizational. Os projetos no espaço evoluem tipicamente sobre a hora de refletir estratégias organizational em mudança e também a maturidade organizational da gerência de projeto.

Posse dos recursos

Um PMO pode operar-se como um grupo independente com um mandato para oversee e influenciar projetos mas sem controle direto dos projetos. Nestes casos, um PMO pode ser completamente pequeno no tamanho. Alternativamente, um PMO pode “possuir” a equipe de funcionários que empreende projetos. Isto podia ser restringido a possuir gerentes’de projeto da organização s mas podia estender até possuir um pool’total da organização s de recursos do projeto. Todos estes modelos foram adotados. A escolha depende da extensão prevista da participação direta nos projetos.

Um escritório permanente ou provisório

Um PMO pode ser ajustado acima de como um escritório provisório ou permanente. Um escritório provisório pode ser ajustado até controla um grupo particular dos projetos. Para o exemplo, um número de organizações ajustaram acima o PMOs à vista geral suas iniciativas do ano 2000. Outros exemplos incluem controlar uma aquisição ou controlar um projeto organizational principal da transformação. O motivation para um escritório provisório deve suportar um jogo dos projetos com uma duração fixa. Um escritório permanente é servido aos projetos suportando’da organização um s em uma base ongoing.

Embora uma organização possa inicialmente adotar o modelo provisório, o valor demonstrado e o infrastructure estabelecido conduzem frequentemente ao PMO que está sendo dado responsabilidades expandidas e um mandato continuado.

Tamanho e orçamento

Além à posse direta de recursos do projeto, o orçamento e os recursos da equipe de funcionários são fatores organizational fundamentais a ser dirigidos. Claramente, a equipe de funcionários e o orçamento necessitam ser aumentados como as responsabilidades e as potencialidades de um PMO são expandidas.

RESPONSABILIDADES DO RECURSO HUMANO

Um PMO pode ter uma escala larga de responsabilidades recurso-relacionadas humanas. Estas responsabilidades podem variar de nenhuma responsabilidade para recursos humanos a um papel aonde um PMO faça exame em uma escala larga de responsabilidades do recurso humano para recursos do projeto. Estes papéis expansive podem ocorrer ambos no caso quando os recursos do projeto relatam diretamente a um PMO e nos casos onde os recursos relatam independentemente aos grupos funcionais diferentes. As responsabilidades potenciais do recurso humano de um PMO incluem o seguinte.

Recruitment e seleção

Um PMO pode ter a responsabilidade para recrutar e selecionar a equipe de funcionários do projeto. Isto pode ser restringido a um grupo estreito das posições tais como gerentes de projeto ou poderia incluir um cross-section largo de recursos do projeto. Recrutar e selecionar a equipe de funcionários fornecem uma oportunidade de ter um impacto significativo na cultura da gerência de projeto de uma organização, para assegurar-se de que as habilidades adquiridas alinhem com os projetos no espaço, e atalho o desenvolvimento de habilidades de gerência do projeto.

Treinamento e certificação

O PMOs pode fazer exame no papel de fornecer o treinamento de gerência do projeto à equipe de funcionários organizational. O miliampère y fazem este fornecendo este treinamento ele mesmo ou podem facilitar este através dos vendedores exteriores. Nestes casos, o papel geralmente incluiria a seleção dos vendedores. As responsabilidades podem também incluir a certificação de gerentes de projeto.

Um PMO pode ajustar os padrões mínimos que a equipe de funcionários deve conseguir para ser selecionado ou promovido como gerentes de projeto, ou ajustou um trajeto do accreditation da gerência de projeto dentro da organização. Para o exemplo, uma organização pode concordar que somente os gerentes de projeto externamente acreditados estejam designados como gerentes de projeto. O treinamento e a certificação fornecem um PMO com a oportunidade significativa de desenvolver e promover habilidades de gerência do projeto.

Appraisal e promotion

O appraisal de gerentes de projeto fornece frequentemente os desafios que não estão atuais na organização hierárquica tradicional. Os gerentes de projeto movem-se frequentemente entre projetos e conseqüentemente entre patrocinadores e gerentes diferentes. Isto faz difícil para a consistência e o comprehensiveness do appraisal. Um PMO pode jogar um papel central no processo do appraisal fornecendo moldes e guidelines apropriados e agindo como um ponto de coordenação para obter e combinar appraisals de uma variedade dos gerentes. Este papel pode ser expandido a ser responsável para fazer ou recomendar promotions. A necessidade para estes papéis aumenta enquanto o movimento de gerentes de projeto através dos projetos diversos aumenta.

Fornecendo recursos aos projetos

Um papel que o PMOs possa encher é coordenar a provisão dos recursos aos projetos. Isto podia ser restringido ao alocamento de gerentes de projeto, mas podia estender a fornecer equipes de projeto inteiras. Porque o tamanho de uma organização e de seu pool do recurso do projeto aumenta, há uma necessidade aumentada controlar sistematicamente recursos. Isto inclui a disponibilidade controlando e os competencies. Para o exemplo, em um grande o grupo onde pode haver umas centenas dos empregados com um jogo diverso das habilidades, ele é importante saber quando a equipe de funcionários é disponível e as habilidades que a equipe de funcionários tem a fim fazer o uso o mais eficaz dos recursos. Isto facilita o alinhamento dos recursos e das exigências e o minimization de recursos inativos. Um papel que o PMOs forneça é manter um repositório do recurso do projeto e usar isto controlar o alocamento de recursos do projeto. Em um pool do recurso com centenas ou mesmo milhares dos recursos, este transforma-se um empreendimento principal. Mesmo em um grupo menor do recurso, a incerteza associada com a execução do projeto e as prioridades competindo em uma organização podem fazer a isto uma tarefa daunting.

Gravação Do Tempo

Um PMO pode ter a responsabilidade para controlar um sistema da gravação do tempo. Este papel pode incluir selecionar a ferramenta da gravação do tempo e seguir o tempo gastado. Isto pode também incluir a análise da utilização ou do tempo da equipe de funcionários ser carregado a um cliente, à utilização de encontro ao orçamento, etc.. Estes papéis são os mais relevantes em organizações grandes e em organizações onde o tempo da equipe de funcionários é faturado ao departamento que está sendo servido.

Planeamento De Carreira

Um PMO pode ter o papel de suportar o planeamento de carreira de recursos’de um projeto da organização s. Este papel pode ser ligado a outras responsabilidades do recurso humano tais como o recruitment, o treinamento, a certificação, o appraisal, e o alocamento de recurso. Um PMO, monitorando e administrando estes fatores, pode potencial jogar um papel significativo no planeamento de carreira — de uma organização’s e um perspective’individual de s. Isto tem o valor, em suportar o crescimento individual e na potencialidade organizational do edifício.

Administração De Pessoal

A administração de pessoal, tal como programações controlando do feriado e licença doente, administrando salários e bônus, etc., pode ser um papel para que um PMO é responsável. As razões para ter um PMO empreendem estes papéis incluem gerentes livrando do projeto e de programa destas responsabilidades cotidianas melhorar o foco seus esforços na execução do projeto.

Gerência Externa Do Vendedor

O PMOs é exposto freqüentemente a uma variedade dos vendedores externos devido ao papel que central jogam em uma variedade dos projetos. Estes podem incluir agências do recruitment, fornecedores de serviço, vendedores da ferragem e do software, consultantes de gerência, etc.. As exposições múltiplas que vêm destas interações podem colocar o PMOs em uma posição onde possam melhor controlar os relacionamentos com estes vendedores.

Aconselhar e Mentoring

Um PMO pode fornecer aconselhar formal ou informal e mentoring para projetar recursos. Este papel pode ser especial útil suportar a equipe de funcionários nova da gerência de projeto, como quando uma organização está estabelecendo a gerência de projeto ou a equipe de funcionários nova é recrutada.

RESPONSABILIDADES PARA AJUSTAR PADRÕES DA GERÊNCIA DE PROJETO

Estabelecer padrões da gerência de projeto é um papel comum para o PMOs. Este jogo das responsabilidades fornece a oportunidade para um PMO à influência como uma organização empreende projetos. Estas responsabilidades ajudam ajustar o infrastructure organizational para projetos. Isto pode fornecer uma influência direta e indireta em projetos.

Ajustando Metodologias Da Gerência De Projeto

Este papel pode incluir, ou ambos, definindo padrões da execução do projeto e definindo padrões do ciclo de vida do projeto. O anterior relaciona-se a ajustar parâmetros para artigos tais como a documentação, ao relatório, aos fins de conexão, à gerência da edição, etc.. O último relaciona-se a definir, geralmente em um nível elevado, a seqüência das atividades que um projeto irá completamente (o recolhimento, o projeto por exemplo, das exigências, prototyping, sign-off, construindo, testando, e rolam-para fora).

Definir as metodologias a ser usadas por projetos é uma força poderosa em influenciar como uma organização empreende seus projetos. É assim frequentemente uma responsabilidade chave dada a um PMO quando uma organização espera um PMO ter um impacto principal em melhorar sua execução do projeto.

Fornecendo Moldes

Esta responsabilidade liga pròxima a ajustar metodologias. Fornecendo moldes para atividades do projeto tais como fretar, relatar do status, avaliação de risco, incluir no orçamento, gerência da edição, e borne - as revisões da execução, um PMO podem ter um impacto muito direto em como os projetos são controlados. Os moldes podem fornecer o sentido muito explícito em que processos devem ser seguidos. Isto permite uma organização que seja nova à gerência de projeto pôr rapidamente processos padrão no lugar.

Fornecendo Ferramentas De Gerência Do Projeto

Fornecer ferramentas tem um impacto direto e indireto em como os projetos são controlados. As ferramentas podem variar dos moldes (discutidos acima), “ao software” off-the-shelf da gerência de projeto, às ferramentas de gerência customized do projeto.

Fornecendo Repositórios

Uma outra responsabilidade potencial para um PMO deve ajustar acima e manter repositórios do projeto. Estes podem incluir diretórios compartilhados do computador para armazenar a documentação do projeto tal como relatórios e orçamentos de status; diretórios para manter toda a documentação do projeto; e uma fonte central “do mais melhores processo” e deliverables do projeto da prática. Uma tendência recente nesta área é estabelecer locais da correia fotorreceptora ou do Intranet.

RESPONSABILIDADES DA EXECUÇÃO DO PROJETO

As responsabilidades para a execução ou a entrega do projeto são amarradas pròxima à posse dos recursos. Um PMO que “possua recursos,” tipicamente gerentes de projeto ou um grupo do recurso do projeto, faz exame geralmente em muita da responsabilidade para entregar projetos. Um PMO que tenha a responsabilidade para a execução do projeto requererá a perícia na escala de áreas do conhecimento da gerência de projeto e de processos da gerência de projeto. Muito o PMOs não tem esta responsabilidade direta. Suas responsabilidades são mais indiretas, focalizado na potencialidade da gerência suportar e de projeto do edifício pela influência. Entretanto, uniforme nestes casos, PMOs tipicamente terá a responsabilidade para alguns processos chaves.

Gerência do risco e da edição

Um PMO pode ser dado um papel detalhado da gerência de risco. Isto pode variar de ajustar o padrão para processos da gerência de risco à gerência de risco realmente facilitando ou conduzindo do projeto. As razões fazer a isto um PMO, melhor que o projeto, responsabilidade podem incluir introduzir a independência, introduzir uma entrada mais grande do cruz-projeto, e construir a perícia do specialty.

Emita a gerência, como a gerência de risco, responsabilidade pode ser movido para um PMO de um projeto. As razões para esta são similares àquelas para gerência de risco movente.

Gerência do impacto e da mudança

A responsabilidade para avaliar impactos dos projetos em seus clientes — , empregados, e accionistas das partes interessadas — pode ser dada a um PMO. Um PMO como um foco para a atividade do projeto pode estar em uma posição boa a poder compreender os impactos dos projetos, em se e em partes interessadas. Para o exemplo, um PMO pode poder à vista geral os impactos de iniciativas completamente separadas em empregados por causa de seu ponto vantage. Os projetos individuais não podem ter a mesma abilidade de avaliar estes impactos. Similarmente, analisar e compreender as mudanças organizational que a causa dos projetos pode ser uma responsabilidade particularmente serviram a um PMO. O potencial para que um PMO tenha um papel útil em controlar impacta e as mudanças aumentam como um tamanho’da organização s e o portfolio do projeto cresce.

Uma comunicação

A exposição de um PMO aos projetos múltiplos coloca-o em uma posição boa a ambos controla uma comunicação entre projetos, e entre projetos e outras partes da organização. Este papel pode estender a fornecer os updates executivos em projetos a um grupo executivo. Uma comunicação pode ser mediada por uma comunicação direta como fornecer boletins de notícias e apresentações, ou indiretamente fornecendo o acesso aos repositórios do projeto tais como diretórios compartilhados ou locais do Intranet. Estes papéis tornam-se mais importantes para organizações maiores ou organizações com muitos projetos. Nestes casos, um PMO tem o potencial fornecer uma vista geral sumariada e focalizada dos projetos.

Examinar Do Projeto

Um papel potencial principal para o PMOs está examinando a aplicação de padrões da gerência de projeto. Isto pode ser feito a todos os projetos ou pode focalizar em projetos “elevados particulares” da importância. Isto pode ser feito pela avaliação formal ou pode ser um papel ongoing do oversight de um PMO. Algumas organizações usam seus processos regulares do exame interno, mas outras escolhem usar seu PMOs devido à perícia da gerência de projeto que estes grupos podem ter.

Foco em projetos principais ou especiais

Um variant no papel de um PMO na execução do projeto está dando uma responsabilidade da execução de PMO para um grupo selecionado dos projetos. Isto podia incluir projetos principais, projetos que requerem a atenção especial tal como projetos polìtica sensíveis, ou grupos de projetos relacionados.

RESPONSABILIDADES PARA A ESTRATÉGIA DE NEGÓCIO

Nas organizações tais como aqueles na comunicação e nos setores financeiros, que têm um investimento principal ongoing na tecnologia, e outros onde as despesas projeto-relacionadas consomem uma parte principal do orçamento discretionary, o PMOs situated idealmente para fazer exame em um papel estratégico expandido.

Este papel central, mais a exposição ao ciclo de vida de projetos múltiplos da iniciação e o planeamento à execução e o fechamento, coloca o PMOs em uma posição original para fazer exame de um papel estratégico principal nas organizações. As responsabilidades estratégicas de um PMO podem potencial incluir o seguinte.

Coleção das iniciativas

Um PMO pode agir como um ponto central para o recolhimento de propostas da iniciativa. Este papel pode incluir a provisão dos moldes e dos guidelines ajudar àqueles que submetem propostas.

Avaliação De Projeto

O PMOs pode ser um ponto central para o planeamento do projeto. Isto incluiria a avaliação das propostas de encontro aos vários critérios. Estes critérios podiam incluir a avaliação dos fatores tais como custos, benefícios, ajuste estratégico, impactos da parte interessada, avaliações de risco, impactos e disponibilidade do recurso, e relacionamentos com projetos e programações existentes.

Projeto Prioritization

O papel de PMO pode também incluir o prioritization das propostas recebidas. Isto pode ser de um cost/benefit ou do outro perspective financeiro, mas pode também incluir o prioritization avaliando a disponibilidade do recurso do projeto, as avaliações do impacto do projeto, e as avaliações de risco.

Planeamento e programar do projeto

O PMOs pode jogar um papel chave em projetos individuais do planeamento fornecendo ferramentas e moldes apropriados. Entretanto, por causa de sua exposição aos projetos múltiplos, o PMOs está em uma posição ideal para coordenar projetos e programas inteiros. Os projetos podem ser planeados e programado coordenando tarefas e dependências, mas podem também incluir considerações do recurso e do impacto.

Aprovaçã0 e financiar do projeto

Uma extensão do prioritization e do papel programando é a aprovaçã0 formal e o papel financiando. Um PMO não pode substituir outros grupos organizational orçamentos discretionary e atividades na organização’um s do planeamento ou controlar. Entretanto, são posicionados idealmente à coordenada e facilitam estes processos.

Projeto que monitora e que controla

Uma vez que os projetos começaram, um PMO pode fazer exame no papel de monitorar o progresso do projeto. Este é já um papel comum do PMOs. Executando e revendo o status regular que relata, um PMO pode monitorar elementos tais como o custo, a utilização do recurso, o sincronismo, e o progresso de encontro à planta. Esta informação fornece uma base exercitando o controle sobre projetos. A ação corretiva pode ser feita exame nos projetos que não se estão encontrando com o custo e os outros alvos da planta.

Gerência De Portfolio Do Projeto

Uma extensão do papel de monitoração e controlando é a gerência do portfolio dos projetos. Atrasa, ou o progresso speedy, em um projeto pode fornecer oportunidades para outros projetos. Similarmente, monitorar um portfolio dos projetos permite a resposta rápida a mudar prioridades organizational; os recursos podem ser movidos de uma iniciativa para outra, ou as prioridades do espaço ou do tempo podem ser ajustadas.

CONCLUSÃO

Este artigo discutiu uma variedade larga dos fatores que devem ser considerados em projetar um PMO. Indubitàvelmente, a lista não é detalhada — no fato, ele é improvável que poderia ser possível identificar todos os fatores que poderiam ser relevantes a todas as organizações. Entretanto, a lista inclui um jogo principal dos fatores que são relevantes a projetar o PMOs. Cada organização terá seu próprio jogo das exigências. Considerando os fatores discutidos, uma organização tem a oportunidade de escolher sistematicamente um jogo dos fatores de projeto que lhe ajudarão se encontrar com suas exigências em um ponto dado a tempo.

As possibilidades do projeto para o PMOs são quase ilimitadas. Um PMO pode ser projetado ter responsabilidades completamente restritas; ou um PMO pode ser estabelecido para ter um papel principal no planeamento, em controlar, e na coordenar de um portfolio’da organização s dos projetos e em controlar seus recursos do projeto. Sistematicamente avaliando as possibilidades do projeto, uma organização pode rapidamente escolher um projeto que se encontre com suas necessidades.