Agenda Da Reunião Do Kickoff

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Finalidade

A reunião do kickoff é um dos elementos os mais críticos da fase do planeamento, porque esta é a reunião em que membros da equipe, gerentes de projeto, vendedores, e o recolhimento do cliente junto para a primeira vez. É a oportunidade de ajustar o estágio para o restante do relacionamento. Assim, a agenda da reunião do kickoff transforma-se um dos primeiros originais verdadeiros do planeamento a ser compartilhados universal com todas as partes interessadas do projeto. Fornece o esboço de o que acontecerá na reunião do kickoff.

Aplicação

Uma agenda da reunião do kickoff é usada para as reuniões internas e externas do kickoff informar participants sobre os tópicos a ser cobertos, a programação, e a intenção geral da reunião. Fornece-se, adiantado, a todos os participants para permitir-lhes a hora de avaliar a aproximação da reunião e de determinar se houver alguma informação que suplementar necessitem recolher antes da reunião.

Estas reuniões podem ser usadas internamente assegurar-se de que todos os participants façam saber às mesmas mensagens ao cliente. Podem ser usados com partes interessadas externas construir um sentido do excitamento sobre o projeto e assegurar-se de que a visão da organização’s do projeto para o esforço esteja alinhada com a visão do cliente. As reuniões internas e externas do kickoff são normalmente reuniões diferentes com objetivos diferentes. Os elementos comuns para ambos incluem o esforço construir a equipe e o esclarecimento de objetivos do projeto.

Índice

As reuniões do kickoff devem incluir uma vista geral geral do projeto e da aproximação da organização’s do projeto a entregar o projeto. Mas a reunião tem recursos para frequentemente a primeira (e em alguns casos, only) oportunidade para todas as partes interessadas do projeto de ser introduzido e esclarecido seus papéis no projeto. Um esboço para uma reunião rather exhaustive do kickoff pode também incluir muitos de atividades iniciais do planeamento também.

Agenda Da Reunião Do Kickoff Da Amostra

1.0 Vista geral da boa vinda e do projeto

A boa vinda é conduzida frequentemente pelo gerente de projeto, mas esta tarefa pode também cair a um executivo do sênior-nível dentro da organização. Algumas organizações preferem mandar executivos high-level introduzir o projeto para dar aos participants um sentido do nível relativo da importância do esforço.

A vista geral fornecida aqui deve extrair diretamente do contrato, da indicação de trabalho, ou do memorando de compreensão que está dirigindo o esforço. Embora a aproximação da organização’s do projeto ao trabalho possa ser discutida em um nível elevado, esta é uma indicação geral do espaço e da intenção.

2.0 Introduções: Papéis e responsabilidades

A introdução de membros da equipe e de seus papéis pode ter recursos para uma oportunidade para atividades do equipe-edifício. Os membros da equipe devem identificar não somente suas organizações, mas também a natureza do trabalho que conduzirão no projeto; isto pode fornecer uma oportunidade para atividades do equipe-edifício através das introduções compartilhadas (que têm a equipe que os membros falam com e se introduzem) ou através da outra introdução creativa aproxima-se.

Não obstante a natureza das introduções, devem ser tempo confinado; se não, esta atividade pode potencial afetar o restante da programação’da reunião s if.not monitorada e controlada bem.

3.0 Intenção Do Projeto

Este componente pode ser conduzido pelo cliente e/ou pelo patrocinador de projeto. Apresentam suas vistas em o que acreditam que o projeto deve realizar e em como o esforço será realizado. Isto permite que o cliente e/ou o patrocinador introduzam sua visão da condição de sua organização depois que o projeto é terminado. Pode também servir enquanto o affirmation da aproximação da organização’s do projeto como a reunião continua.

4.0 Intenção Q&a

Um sumário, sessão question-and-answer tempo-limitada permite que as partes interessadas afirmem sua compreensão da intenção do projeto.

5.0 Aproximação Do Projeto

Este componente será conduzido pelo gerente de projeto ou por seu designee para rever como a organização do projeto pretende conseguir a intenção do projeto. Esta deve ser uma revisão high-level de uma variedade de componentes do projeto, including a programação, de compromissos compartilhados (entre o projeto e as organizações do cliente), e de estratégias das comunicações para assegurar o mais melhor resultado possível. Este é freqüentemente o único componente o mais longo da reunião do kickoff.

6.0 Aproximação Q&a

Um sumário, sessão question-and-answer tempo-limitada permite que as partes interessadas afirmem sua compreensão da aproximação do projeto.

7.0 Revisões Do Breakout

Em projetos maiores, é frequentemente necessário quebrar para fora dos participantes em áreas respectivas do projeto ou dos grupos funcionais a permitir uma análise mais detalhada da aproximação. Se este for o caso, o gerente de projeto deve ter um representante direto em cada um dos subteams, com a intenção que relatarão para trás em seus findings e discussões nesse grupo. Aqueles líderes do subteam servirão como os facilitators menores do grupo, e devem ter uma revisão preparada de o que discutirão e o espaço de seus esforços do projeto.

8.0 Breakout Q&a

Um sumário, sessão question-and-answer tempo-limitada permite que os membros do subteam afirmem sua compreensão de o que foi dito nas revisões do breakout.

9.0 Compromissos Da Parte interessada

Durante as sessões da intenção , da aproximação , e do breakout, os compromissos significativos do projeto são feitos frequentemente, including promessas de entregar a sustentação, a documentação, ou os recursos dentro de um frame de tempo dado. Porque a reunião aproxima seu fim, estes compromissos devem ser documentados e revisto para assegurar uma compreensão comum de que atividades são pendentes e que artigos de ação necessitarão ser dirigidos.

10.0 Progresso e etapas seguintes

O gerente de projeto ou o executivo sênior devem fechar a reunião reiterating as etapas seguintes no projeto, including toda a atividade significativa na semana ou no mês seguinte. Deve também haver um recapitulation das realizações feitas durante a reunião para reforçar o valor da atividade do grupo.

Aproximações

Dependendo do espaço do projeto, as reuniões desta natureza podem durar uma hora ou diversos dias. Em todo o caso, a determinação na duração deve refletir o tamanho e a complexidade relativos do projeto. Um projeto 6-week que envolve 3.000 membros da equipe pode, fora da necessidade, necessitar um kickoff 2-day. Um projeto 2-year com uma equipe de três pode somente necessitar uma hora ou de dois da revisão começar ir do projeto. Além, a equipe de projeto deve assegurar-se de que a reunião direita esteja sendo realizada. As reuniões internas do kickoff permitem uma compreensão comum de operações, de comunicações, e de interações internas em um ambiente livre e aberto. As reuniões externas do kickoff integram o cliente e projetam organizações, e como tais, alguns das comunicações devem couched nos termos que são aceitáveis em ambos os ambientes. Uma aproximação mais cautelosa a compartilhar da informação é necessitada pela reunião externa do kickoff.

Considerações

Um invitation a uma reunião do kickoff pode ser visto como um emblema da honra por aquelas que são convidadas, porque indica seu papel no projeto é suficiente autorizar o invitation. Assim, os invitations da reunião do kickoff podem tornar-se carregados polìtica, porque alguns representantes quererão ser convidados simplesmente afirmar sua posição política no organization(s). Os critérios desobstruídos devem ser estabelecidos a respeito de quem deve assistir à reunião de modo que o rationale usado criar a lista dos participantes seja unambiguous.

Também, quando as reuniões internas do kickoff permitirem o fluxo livre da discussão sobre machinations organizational internos, as reuniões externas do kickoff não devem. Em alguns exemplos, será necessário treinar membros da equipe (especial subcontratantes) sobre o que são apropriado para a discussão na reunião externa do kickoff e o que não é.