A maioria de descrições de trabalho incluem uma
exigência para as habilidades eficazes de uma comunicação, orais e
escritas. Sadly, muitos povos encontram difícil de expressar
suas idéias no papel, e de comunicar assim eficazmente ambos dentro e
fora de suas organizações. Estão aqui algumas sugestões para
melhorar suas habilidades da escrita:
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Pense antes que você escreva. Poderia o que você
necessita se comunicar para ser expressado mais melhor verbal?
As razões as mais importantes para a documentação escrita
são: uma decisão importante deve ser feita; você está
tratando de uma edição complexa; o material deve ser estudado
antes que uma decisão esteja feita.
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Escreva seu material em uma seqüência lógica:
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No começo, indique a razão porque se escreveu.
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Em seguida, especial no exemplo de um memorando da ação,
deixe todos os povos que lêem o original sabem o que se espera dele.
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Finalmente, forneça a informação requerida pelos
leitores.
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Seja breve e ao ponto — suas idéias chaves
devem estar para fora claramente.
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Comece deixando leitores saber o valor de sua nota.
Seduza-os com introduções tais como "este relatório revelará
como o corporation pode conservar até $15 milhões!"
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Tente dar uma rotação positiva a sua mensagem.
Para o exemplo, você pode fazer uma indicação tal como a
"companhia que a política o requer que você não fuma no edifício"
uma indicação mais positiva dizendo, "é bem-vinda fumar no pátio."
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Mostre a leitores como os benefícios impactarão neles.
Convertendo um "I" no "você" pode frequentemente fazer este.
Para o exemplo, "eu sei que nós podemos oferecer vantagens
significativas sobre nossa competição" podemos nos ser mudados
"estaríamos satisfeitos para demonstrar os benefícios que você
receberá."
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Deixe seus leitores saber em todas as vezes que você tem
um sentido afiado de o que suas necessidades são. Isto motivate os para fazer exame
das ações que você requer.
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Mantenha parágrafos curtos, especial primeiro. Se o
material olhar fácil de ler, os receptores começarão na carne do
original antes que o saibam. Varie o comprimento dos parágrafos
durante todo a parte, mas tente-o manter todo relativamente curtos.
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Evite de obstruir seu original com detalhes. Excepto
o fundo e o material técnico para acessórios ou apêndices.
Alerte seus leitores a sua existência consultando a eles:
"Veja O Acessório A."
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Use a língua lisa e evite o jargão, a menos que for
parte do vocabulário normal dos seus leitores.
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Evite a repetição. Extraia a atenção às idéias
importantes pelo formato e pela colocação dentro do original.
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Emita cópias aos colegas relevantes somente. Os
povos que recebem cópias sem as esperar serão confused e podem
suspeitá-lo de jogar a política do escritório.
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Modele sua escrita em exemplos excelentes. Faça
cópias da escrita que o imprime e mantenha-as na lima.
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Evite a polarização do gender em sua escrita. As
seguintes técnicas são úteis ao tratar do problema difícil de
"he/she":
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Use assuntos plurais. Para o exemplo, "o gerente
deve encontrar-se com regularmente com seus salesmen" poderia ser
expressado como os "gerentes devem se encontrar com regularmente com
seus salespeople."
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Use pronomes plurais ou neutros. Para o exemplo,
"nenhum homem é um console" poderia transformar-se "ninguém é um
console," ou uniforme "nós não somos consoles."
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Use substantivos neutros em vez dos pronomes singulares.
Exemplo, "peça-lhe que sabe que" poderia se tornar "pergunte à
pessoa que sabe."
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Evite pronomes possessivos. Para o exemplo, "o
gerente deve dizer seus povos" poderia ser expressado como "o gerente
deve dizer a equipe de funcionários."
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Escreva como se você está falando com seus colegas.
Um estilo de conversação é mais approachable e readable do
que stilted, língua formal.
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Leia seu trabalho alto para ver se soar direito.
Faça mudanças se necessário, e lido lhe alto outra vez até
que trabalhe.