Software Escolhendo Da Gerência De Projeto

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Nesta lição, você aprende os tipos do software que estão disponíveis, as potencialidades do software, que as funções do software são cruciais, e guidelines para a seleção.

Com o clique de um rato

O software da gerência de projeto está hoje disponível em uma variedade dos preços, oferecendo uma variedade larga das funções. Você pode usar o software planear, iniciar, seguir, e monitorar seu progresso. Você pode desenvolver relatórios, cartas individuais da cópia, e no impulso de um E-mail da tecla (ou um clique de um rato) virtualmente todo o aspecto de suas plantas do projeto a qualquer membro da equipe, gerente superior, executivo, ou parte interessada.

Visto que adiantado as versões do software da gerência de projeto focalizaram no planeamento, em programar e em resultados, ferramentas para analisar seu progresso, encontrar trajetos críticos, e pedi-los "que se" as perguntas faltassem.

CUIDADO

Hoje, há assim muitas opções e entre em assim muitos vendedores que o problema está encontrando sua maneira com as escolhas bewildering.

Bennett Lientz e Kathryn Rea na gerência de projeto para o século XXI observam que o software da gerência de projeto tem ao menos cinco diferenças distintas de processar de palavra mais extensamente sabido e usado, base de dados, e software do spreadsheet:

O software da gerência de projeto é usado distante menos frequentemente do que outras categorias de software.

Poucos povos usam o software da gerência de projeto, embora os participants e as partes interessadas do projeto geralmente v a saída gerada.

O software da gerência de projeto permite mais customization do que muitos outros tipos de software.

O software da gerência de projeto tende a ser mais caro do que tipos geralmente usados, extensamente sabidos de software.

Poucos povos em sua esfera do trabalho são prováveis saber usar o software da gerência de projeto. Deixe uma coisa boa sozinha

O software da gerência de projeto foi de ser caro e cru, a mais menos caro e altamente funcional, mesmo mais menos caro, mas de confundir. Quando o gerente de projeto de Harvard foi lançado em 1983 representou uma descoberta no software da gerência de projeto. Seu foco principal estava no projeto que inclui no orçamento, programando, e gerência de recurso. Com o gerente de projeto de Harvard você podia gerar cartas de Gantt, cartas de PERT/CPM, e uma variedade de outras cartas e tabelas. Considerou-se um pacote integrado do planeamento e do controle do projeto e foi vendido para o tão pouco quanto 30 por cento do preço de seus predecessors clunky, mais menos funcionais.

Nas duas décadas que seguiram, a competição entre os vendedores do software da gerência de projeto aquecidos acima, preços veio para baixo, e a funcionalidade foi céu altamente. Muitos pacotes são agora mais duros de aprender e usar-se. Considere sua própria experiência em usar processar de palavra, base de dados, ou software do spreadsheet. Não há umas versões mais adiantadas dos programas atuais que eram mais fácil e mais conveniente? Você podia estalá-los dentro, aprendê-los em um dia ou assim, e ir em sua maneira alegre.

Hoje, com megabyte de expansão conta, ele parece que os vendedores necessitam ter tudo mais o dissipador da cozinha. Isto dá-lhes a oportunidade de projetar alistar splashy do ads umpteen características. Realìstica, quantos povos são os usuários verdadeiros do poder que o uso todas as características anunciadas?

CUIDADO

Visto que o gerente de projeto de Harvard poderia ser aprendido dentro tão pouco quanto um dia se você for diligent, o software atual da gerência de projeto pode fazer exame de tanto quanto cinco dias de seu tempo, se você estiver partindo do quadrado um e não tiver nenhum guru ou mentor do PC próximo para o dirigir longitudinalmente.

De quem Escolha É Ele?

Certamente, se sua organização, departamento ou divisão já usarem ou preferirem algum tipo de software, a seguir sua decisão é feito já. Seu quest torna-se dominando esse software—ou ao menos as partes dele que são cruciais para que você saiba.

Tip

Se um tipo do software da gerência de projeto for a escolha preferida em seu workplace, e outros projetos empregarem tal software, você é relativamente afortunado. Os outros gerentes ou equipe de funcionários de projeto saberão usá-lo e podem servir como gurus ad hoc do software a você.

Com nenhuns usuários experientes em seu ajuste do trabalho, algumas perguntas importantes levantam-se:

Que tipo do software deve ser escolhido?

No software escolhendo da gerência de projeto uma régua de polegar deve escolher um pacote popular e muito well-known. O preço é provável ser altamente do competidor, os povos em torno de você ouvir-se-iam do vendedor ou para ter-se ouvido que o software está sabido extensamente, e você não terá que gastar muito tempo defender sua decisão!

Quem deve o aprender?

Se você e você vontade sozinha tiverem a responsabilidade para aprender o software, você necessita construir o tempo e a despesa em seu orçamento que—lhe fará exame do tempo o aprender ou fazer exame de um curso, e seu tempo tem um custo.

Tip

O instituto da gerência de projeto em http://www.pmi.org/ e a torre de controle da gerência de projeto em http://www.4pm.com/ cada oferta uma variedade larga dos livros, de materiais audio-visual, guias de treinamento, treinamento de sala de aula, seminários, e cada vez mais, treinamento em linha. Também, PMFORUM em

http://www.projectmanager.com/ oferece um anfitrião de oportunidades da carreira para gerentes ou aqueles de projeto que procura incorporar a profissão.

Quando puder parecer óbvio que você como o gerente de projeto deve ser o usuário preliminar do software da gerência de projeto, você pode necessitar rethink essa suposição. Dependendo de o que você está controlando e o dinâmica de sua organização, se você devesse ser o usuário preliminar do software, você pôde gastar o brunt de seu tempo que trabalha com o software e ter o tempo pequeno precioso à esquerda para dar forma e construir a sua equipe, exigências de relatório mantendo, e oferecer o tipo total da gerência de projeto cotidiana que o risco requer.

Reconhecendo o perigo de ter um gerente de projeto torne-se immersed demasiado com software da gerência de projeto, algumas organizações estabeleceram grupos de sustentação ou fornecem gurus internos do software. Estes gurus são os peritos in-house e são emprestados frequentemente às equipes da gerência de projeto para a duração do projeto.

Os gurus trabalham diretamente com o gerente de projeto, incorporando seu gabarito, respondendo a suas perguntas, e empreendendo o que tipos de análise o gerente de projeto pede. Mantêm rotineiramente programações, relatórios do orçamento, e seguem o alocamento de recursos. Um guru experiente do software sabe como e frequentemente compartilhar do projeto relacionou relatórios com equipe de funcionários do projeto e partes interessadas do projeto no general.

Que É Seu Prazer?

Supondo que você não é na posição onde sua organização lhe emprestará alguém que segurará o brunt de atividades e de supor do software da gerência de projeto que não há nenhum programa particular da escolha contudo estabelecido, como você vai sobre selecionar o software?

Primeiramente, estabeleça que tipo do usuário você está indo ser, que é determinado pela maior parte por dois elementos: o tamanho de seu projeto e como técnico você é.

Para projetos minúsculos da equipe de funcionários zero a dois para um projeto de alguns meses ou de menos, é possível que nenhum software da gerência de projeto é necessário! Como assim? Você pode já possuir todo o software e conhecimento que do software você necessita ser eficaz em controlar um projeto pequeno. Nós estamos falando sobre spreadsheets, processar de palavra, gráficos ou programa extraindo, e a funcionalidade para gerar tabelas, gráficos, cartas de fluxo, e outros diagramas.

Tip

Embora um tanto temporária, a combinação dos relatórios e das exibições que você pode agrupar com seu software atual e as habilidades puderam ser mais do que adequado para seu projeto necessita.

Seu software atual pode ser inteiramente adequado se a estrutura básica da avaria do trabalho (WBS) e uma carta ou dois de Gantt são tudo que você necessita, e você não tem que necessariamente criar um trajeto crítico.

Para os projetos que envolvem quatro ou mais povos, estendendo diversos meses ou mais longo, com uma variedade de recursos críticos, faz o sentido invest em algum tipo de software. Outra vez, não necessita necessariamente ser software da gerência de projeto por si mesmo. Muitos calendar e os programas programando do software vêm com funções do builtin. Você pode produzir tabelas, cartas de Gantt, e mantem mesmo uma programação para quatro a dez povos. Cada vez mais, você pode fazer este em computadores hand-held.

Tip

Com uma equipe total da gerência de projeto de quatro povos, prolongada sobre diversos meses, empregar software dedicado da gerência de projeto pode fazer a maioria de sentido.

Software dedicado da gerência de projeto

A competição entre vendedores dedicados do software da gerência de projeto é afiada. Os vendedores principais no campo incluem PlanView, Inc., Primavera, Microsoft, boa vinda de Dekker, e Artemus. (uma vista geral do software da gerência de projeto com descrições pode ser encontrada na lição seguinte.) Há também os programas da baixo-extremidade que lhe ajudarão gerar plantas, os relatórios do projeto, e as cartas básicas que não requerem tanta hora de aprendizagem. Os produtos tais como Gantt rápido, simplicity do marco miliário, e sell da visão do projeto para menos de $100 e estão disponíveis em superstores do escritório assim como lojas de varejo do software.

Tip

O software barato da gerência de projeto pode ser sua mais melhor opção se você não tiver qualquer um mais na organização que pode servir como o guru, mas você deseja automatizar, melhor que gera manualmente relatórios e cartas críticos.

Suponha que você está controlando muitos povos sobre muitos meses, e tenha mil ou mais tarefas e subtasks terminar. Aqui, você olharia o software da gerência de projeto para gerentes de projeto do midrange. Você pode gastar em qualquer lugar $200 a $6.000 usando as versões característica-mais feature-laden do software nomeadas acima. A maioria de pacotes d-lhe-ão a escala cheia das ferramentas procuradas por gerentes de projeto uniformes do veteran em projetos multiyear.

O problema com software neste nível é que você pode rapidamente se transformar um escravo lhe. Para o exemplo, você decidir-se-á programar e seguir todos os subtasks e tarefas baseados em tempos de começo identificados, tempos de batente, para cada membro da equipe de funcionários, toda a hora? Ou, você confiará continuamente em sua equipe de funcionários para dar-lhe estimativas das tarefas e dos tempos da conclusão do subtask?

Confiar na entrada de suas ajudas da equipe de funcionários para construir uma equipe, mas nele faz exame de mais trabalho.

Usar o software é arduous no início, conserva o tempo mais tarde, e mantem sua cabeça na frente de uma tela do PC mais frequentemente—ausente dos povos e dos eventos que acontecem toda em torno de você.

O software high-end da gerência de projeto é projetado para a duração muito a maior, a mais longa, a maioria de tipos involvidos de projetos. Se você fosse um usuário high-end, você não escolheria acima este livro. Aqui, nós estamos falando sobre o software que pode variar de alguns mil a diverso mil dólares. Aprender tais pacotes poderia fazer exame de semanas. O processo de seleção do software sozinho poderia fazer exame de semanas ou de meses.

CUIDADO

Mesmo se na extremidade elevada há assim muitos programas disponíveis, feito por vendedores como o cobra, semântico, o Instaplan, o Klavis (para usuários do mac), a planta aberta, o Primavera, o Microsoft, gerência de projeto da empresa, o Microplanner, e o outro, que você necessitaria um consultante fazer tal seleção.

Não obstante seu nível do conhecimento do software da gerência de projeto, sua seleção podia ser um dos fatores os mais importantes no sucesso total do projeto. Muitos gerentes de projeto encontraram que o software na força é demasiado complexo e demasiado unwieldy se usar para o projeto inteiro. Alguma extremidade que usa acima somente um elemento do software, tal como incluir no orçamento ou programar; alguns usam-no somente fazendo cartas; outros terminam acima de abandonar o midstream do software. Indubitàvelmente, um lote inteiro de scrambling segue porque o que quer que o software foi usado para agora necessidades ser feito manualmente.

Como você usará o software da gerência de projeto?

A primeira vez que, os usuários modestos obviamente não usarão o software da gerência de projeto a maneira que uma vontade pro experiente. Não obstante, há uns níveis do uso worth diferenciar-se:

Relatório

Aqui o gerente de projeto usa o software gerar cartas de Gantt ou, possivelmente, de PERT/CPM. Pode usar outros programas do software tais como processar e spreadsheets de palavra suplementar seus gráficos do projeto e produzir relatórios.

Seguir

O software é usado comparar real contra o progresso de planeamento. Porque a equipe de funcionários do projeto termina tarefas e subtasks, os resultados de seus esforços são registrados de modo que o esforço seguindo permaneça atual.

Seguir do projeto

Um sistema para identificar e documentar o desempenho do progresso para a revisão eficaz e a disseminação a outra.

Que-se

O software da gerência de projeto é acoplado para identificar o impacto de baralhar recursos, de mudar a ordem dos subtasks, ou de mudar dependências das tarefas. Que-se a análise for tipo do divertimento, porque você começa o gabarito imediato.

CUIDADO

Mude uma variável de cada vez ter um aperto cheio de seu impacto. Se você mudar demasiado muitas variáveis em uma vez, o retrato torna-se cloudy.

Controle de custo

Os gerentes de projeto usam o software da gerência de projeto alocar custos aos vários recursos do projeto. Isto é feito geralmente figurando para fora de quanto hora e esforço do recurso é consumido. Lientz e Rea observam que "a maioria de sistemas de software da gerência de projeto faltam a flexibilidade em custos de manipulação as.well.as relações em sistemas incluir no orçamento e de contabilidade." Assim, as computações do custo que um gerente de projeto faz geralmente não plug nas estruturas totais do custo os contabilistas em seu trabalho da organização com.

Cronometrar

Adicionando as horas do membro da equipe de projeto expended em várias tarefas e os subtasks em uma base regular, gerentes de projeto podem então gerar mostrar dos relatórios real contra o uso programado dos recursos.

Listas de verificação e escolhas

É duro generalizar que tipo de vários níveis do software dos usuários pode reque, mas é aqui alguns critérios gerais worth considerar:

Facilidade de utilização

É o software fácil de plug dentro, está lá telas boas da ajuda, está lá um tutorial, está lá sustentação de cliente forte, e o menu do software é dirigido e intuitive? É fácil mover ao redor coisas, é os comandos tão padrão como possível e fácil aprender? Há um manual acompanhando que seja fácil de ler? Pode você começar começado em algumas funções rapidamente?

Relatando funções

O programa permite revisar individual de formatos de relatório, enlate estes seja importado fàcilmente em outros programas do software, e podem fàcilmente ser conservadas, adicionado a, combinaram, e leram?

Fazendo um mapa da capacidade

O software oferece as cartas básicas da gerência de projeto (virtualmente todos ), está lá recalculation automático, está lá opções easy-to-use, e há umas potencialidades do arrasto e da gota? Podem as cartas ser importadas e exportado fàcilmente, são gráficos suportando fáceis de ver e usar-se, e podem as cartas prontamente ser mudadas em outros formulários?

Geradores do calendário

Este software permite calendários de todas as durações, em uma variedade dos formatos, para aspectos diferentes do projeto e da equipe de funcionários do projeto, com a abilidade de marcar dias e épocas particulares, com os feriados e outros dias nonworking preprogrammed, e são estes calendários também fàcilmente importable e exportable?

Conexão

Pode você fàcilmente conectar com os sistemas da telecomunicação e a informação é compartilhada fàcilmente com a outra que requer o acesso em linha? É eficiente nos termos do espaço do byte consumidos?

Geração de relatório

Podem uma variedade de formatos de relatório ser selecionados, com potencialidades em mudança rápidas, e o transference fácil ao software processar de palavra? Além, considere estes atributos:

As mostras onscreen inspecções prévias dos relatórios antes das ofertas imprimindo uma variedade dos formatos para Gantt e os trabalhos das cartas do PERT com uma variedade das impressoras e do outro equipamento permitem diversos projetos de compartilhar de um pool comum dos recursos fazem saber a dados de custo pela tarefa ou pelo tempo

Permite imprimir das subseções das cartas

Aceita updates manuais e automáticos da programação

A maioria dos vendedores que você encontrará para ter tais potencialidades. Daqui, você necessita ir além de uma comparação estrita da funcionalidade do software e considerar os atributos, os benefícios, e os serviços de usar um vendedor particular também. No fato, porque em toda a compra principal é aconselhável ter um jogo bom das perguntas. O seguinte é uma lista adaptada do meu livro a guia do idiot completo ao stress controlando. Pergunte aos vendedores se eles

Ofereça todo o incorporado, governo, associação, forças armadas, e discontos dos educadores? Tenha semanal, a revista mensal, ou discontos seasonal trimestrais?

Ofereça discontos off-peak?

Garanta o preço o mais baixo? Aceite cartões de crédito principais? Aceite ordens pelo fax ou pelo E-mail?

Tenha uma garantia do dinheiro-para trás, ou outra garantia? Use uma linha requisitando do fax 1-800?

Garanta datas de transporte?

Tenha uma linha de serviço gratuita do cliente?

Evite de vender, alugar, ou de outra maneira de usar seu nome e de requisitar a informação? Segure shipments?

Carregue para o transporte e a manipulação? Inclua o imposto?

Tenha todas as outras cargas? Tenha programas demostrativos?

Ofereça melhoramentos livres ou low-cost? Tenha as referências disponíveis?

Mantenha uma lista de clientes satisfeitos em sua área? Estiveram no negócio long?

Tenha tempos de entrega padrão? Garantia o produto?

Fazendo uma lista, verificando o duas vezes

Depois que você estabeleceu seu próprio jogo de critérios de seleção na consideração de todas as coisas que seu projeto envolve e na consideração dos vários atributos, benefícios e características de trabalhar com cada vendedor, acople em um exercício útil: Decida-se no papel o que você deve ter contra o que é agradável ter contra o que não é needed, mas você fará exame d se for oferecido.

Então, usando artigos, as revisões do produto, e os locais da correia fotorreceptora dos vendedores, fazem um exame preliminar dos vários pacotes disponível e como empilham acima. Uma matriz ou uma grade simples com os vendedores alistados através do alto que representa colunas, e os atributos importantes a você abaixo o lado esquerdo da página bastarão.

CUIDADO

Os processos de seleção podem ser brutais. Você pode encontrar dez ou doze vendedores possíveis, mas tentativa para bater cedo abaixo a lista a três a cinco. Às vezes, uma característica particular é assim proeminente que compensa outros elementos mediocre do pacote total de um vendedor.

A maioria de vendedores oferecer-lhe-ão prontamente demonstrações do produto. Para baixo os programas demostrativos loadable do produto estão frequentemente disponíveis no Web site do vendedor. Se não, os programas demostrativos podem frequentemente ser observados sobre o Internet.

Tip

Alguns vendedores permitem que você download um pacote cheio, disponível para uma duração limitada.

Se você estreitar o campo a três ou quatro vendedores, você tem uma possibilidade de combate de identificar esse esse as mais melhores reuniões suas necessidades.

Tip

Se em toda possível, observe o software realmente no uso em sua própria organização ou em algum lugar mais.

Observar o software no uso é dizendo. Alguém no campo, usando realmente o software, pode fornecer a primeiro-pessoa input a respeito de onde o software brilha e não brilha. Você começa uma informação distante mais rica do que você pode começar de um Web site ou, para essa matéria, de um programa demostrativo do produto.

O 30-Segundo Recap

O software da gerência de projeto tornou-se mais sofisticado e mais bewildering. Muitos pacotes farão os trabalhos que você necessita fazer, mas serão assim difíceis de aprender e dominar que você desperdiça recursos valiosos, a saber seu tempo. Mais mau, você termina acima de abandonar o pacote.

Muitas organizações emprestam gurus do software a um projeto ou têm outros gerentes de projeto que podem fornecer mentoring hoc do anúncio. Se isto se aplicar lhe, considere-se afortunado.

Não comece assim que immersed no software que você perde o contato com sua equipe de projeto e o ambiente que o cerca.

Escolher o software direito pode ser vital. Predetermine seus critérios de seleção de modo que você não seja buffeted por uma disposição infinita das opções, dos benefícios e das características.