Etiquette Do Email

Nós todos compreendemos que a importância da "perícia boa" quando vem ao nosso interpersonal comunicação-ele pode nos ajudar conseguir os resultados que nós necessitamos. Nosso comunicação determinam a vista que outra tem de nós sabe ou ignorant, rude ou agradável, profissional ou immature. Na maioria das vezes, é as conversações face-to-face ou de telefone, onde nós temos algum controle sobre a impressão que nós estamos fazendo em outra.

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Quando vem a netiquette (etiqueta da rede), não é assim fácil controlar como outro nos percebe, no entanto é mesmo mais importante. Por que? Porque o que você escreve e como você pode usar o E-mail determinar se seu correio for entregado, lido, ou-e respondido que esta resposta é! Além, há muitos "pitfalls da tecnologia," que são fáceis de cair. Você viu sempre alguém acidentalmente emitir uma resposta irritada ou sensível a um grupo de povos largo usando toda a "resposta"?

E antes que você yourself me diga "já saiba" e pare de ler este artigo, o fato que cada um de nós poderia beneficiar de alguns lembretes no uso bom do correio eletrônico, e não apenas de um ponto pessoal da vista, mas também de um perspective do negócio. Se você estiver fazendo o negócio no Internet e no E-mail para se comunicar com seus clientes, então este artigo é uma obrigação para você! Você pode já saber a maioria destas pontas, mas mesmo os mais experimentados lá são algumas réguas que você não estava ciente ou quem caíram no hábito à ruptura.

Pense, escreva e pense outra vez.
O email é um de estática, one-way - ao contrário das canaletas de uma comunicação em linha, não há nenhuma maneira começar o gabarito imediato (das expressões ou da resposta facial da voz) ver se nós formos eficazes, ou compreendido mesmo. Pense assim duas vezes antes de bater a tecla da emissão. Há alguma possibilidade que o receptor pôde misinterpret o que você o quer compreender? Seus pensamentos comportam-se ou raiva repentina? Esta mensagem podia inadvertidamente afetar sua reputação? A palavra hastily escrita pode faltar sentimentos e a emoção genuína para você. Você pôde sorrir enquanto você datilografa, mas sua nota pode encontrar aquela mean-spirited ou sarcastic. Recorde: há uma pessoa na outra extremidade, não apenas um computador.

Use uma linha sujeita.
Esta é a primeira coisa que seu leitor verá, usa o espaço a fim ajudar-lhes compreender o índice da mensagem antes da abertura uniforme ele. Usando a mesma régua de acima, datilografe dentro um assunto que concirna a mensagem você ' shipment outra vez, melhor que deixe este espaço em branco da pergunta. Sem uma linha sujeita sua nota será vista provavelmente porque uma outra parte de correio-não da sucata todos reconhecerá que você é justo começando seu email address. Muitos Internet Service Provider (ISPs) filtram para fora o email olhando suspicious, e um branco são uma bandeira vermelha grande aproximadamente. Também, a tentativa para evitar as palavras genéricas como "hello" ou "leu esta" para evitar os receptores da supressão do Spam ou do software do vírus sua mensagem!

O começo e a extremidade.
Use sempre um salutation, mesmo que seja curto. Comece sua mensagem com "hello" ou "hello" ou "hello", o que trabalham melhor para o receptor, e o que quer que reflete sua personalidade. Pense sobre isto: quando você chama alguém no telefone, n ' você palavra "hello" antes que diz deles o que você quer? Emita mensagens não deve ser diferente. Em um mínimo, dirija-se ao email à pessoa.

N ' esquece-se da extremidade de sua mensagem! Assine sempre suas mensagens com seu nome, e a palavra "agradece" ou "sincerely", ou algo mais apropriado. Você pode mesmo configurarar uma assinatura em seu programa do E-mail que indica automaticamente sua informação no fundo de cada mensagem que você emite. Para sentidos, o uso de programas do email para sua lima da ajuda e faz uma busca para a assinatura.

Proteja sua identidade do uso do consignatário ":", "centímetro cúbico" e "BC" corretamente.
Há algumas réguas simples do netiquette usando os campos de endereço do E-mail.

Se sua mensagem for emitida a uma única pessoa ou a um endereço do E-mail, coloque-o no "A: ". Esta deve ser a pessoa que é responsável para lhe emitir uma resposta.

Quando sua mensagem é emitida a mais de uma pessoa e todos os receptores necessitam realmente saber quem mais, ele recebe a todos os endereços no "centímetro cúbico".

Para as mensagens emitidas aos receptores múltiplos a que não tenha nenhuma razão real saber os nomes e endereços do email do todo o aqueles quem foi emitido a todos os endereços no campo "; BCC: ".

(algum software do E-mail requer ao menos um endereço ser colocado no a: campo. Ponha seu próprio email address no "a:" se necessário.)

Pelo defeito, todo o programa do email limitou a terra disponível no BCC. Se você não vir o bcc em seu programa, verifique sua lima para ver se há sentidos de programas.

A memória empresta uma mão.
Em responder aos email, inclua uma cópia da nota que você tem negociado previamente com a pessoa no tópico, n ' emitem apenas um novo. Eu posso começar a 50 E-mais cada dia que necessitam uma resposta, e não é sempre possível memorizar cada ' conversação ' com cada pessoa. Por favor não faça seus leitores começar através de seu "dobrador dos artigos emitidos" ou email "lixo" para refrescar as memórias!

Use ' o recibo lido ' frugalmente.
Em alguns casos, ele ' essencial para que ambos os lados saibam que uma mensagem estêve recebida. Entretanto, em atividades cotidianas normais você não deve pedir um recibo para ler todas as mensagens que você emite. Ele ' que irrita para que o receptor estale na janela cada vez que começam seu email. E é uma invasão de privacidade. N ' esquecido apenas porque receberam, não significa necessariamente que leram, recebendo um recibo lido não , no fato, nada mais do que prova que a mensagem estêve recebida. E, para um dia em uma comunicação, que seja realmente necessário?

URGENTE!
O menino que gritou lobo. Não emita suas mensagens como URGENTES, ou PREVIAMENTE. Se seus receptores continuarem a receber as mensagens etiquetadas que a maneira, a seguir eventualmente o ponto vermelho do exclamation, ele perdem ' eficiência-exceto para reforçar a importância VOCÊ pensa que você é. Retenção destas mensagens àquelas que são da importância máxima!

Evite formatos especiais.
Para suas mensagens diárias, o uso de n ' de fundos da cor do E-mail, colore as pias batismais, as pias batismais, as imagens ou o outro "rather" tipo formatando a suas mensagens. Mantenha próprio-fazê-lo mais fácil para que o receptor leia e respondam. Ele ' melhor emitir mensagens lisas do texto para assegurar-se de que todos possa as ler, porque não todos ajustou seu email para receber o HTML dos email. Você pode ser surpreendido aos pobres que sua nota pode olhar como alguém que afixa seu correio em um computador handheld ou em um computador velho. Mantendo seu próprio E-mail, carregarão também muito mais rapidamente para o receptor!

NÃO SHOUT!
Se você datilografar dentro todas as letras importantas, seu leitor verá o que estava gritando, ou pensa que você era demasiado preguiçoso justo para usar corretamente o formato de texto. É também difícil para os olhos - você soube que faz exame mais por muito tempo para ler algo escrito nos capitais do que faz para ler algo que é formatado corretamente?

a prova, verifica a soletração e o uso correto do formato.
A escrita má é uma reflexão em você! E o leitor nunca esquece-se da pessoa que escreveu uma mensagem truncada. O spellCheck impedirá a maioria das palavras erradamente, mas nós devemos sempre uma prova de seu E-mail caso que você escreveu a palavra errada (que estêve soletrada corretamente). Para o exemplo, o mês e a borboleta, e onde estavam todos que tentam corrigir um programa do spellchecker. Usando letras importantas, pontuação e formato. Pause quando seus parágrafos sobre mudanças, ou se forem demasiado longos. Uso excessivo de N ' do formato (demasiado gordura, demasiado muitas pontos do exclamation e marcas de pergunta, etc..) Demasiada de qualquer coisa fará sua mensagem difícil de ler. Você quer sua mensagem ser fàcilmente readable e compreensível. Relido lhe para assegurar-se de que o sentido, e nunca supõe que o leitor sabe o que você significa, ele sae ainda para ele. A época da evidência e do spellchecking é mínima com relação à impressão que você se você don ' o tempo da tomada de t.

Faça exame do momento de emitir uma resposta.
Mesmo quando alguém email você algo que não requer uma resposta direta, continuação com eles em uma maneira oportuna apenas deixou-os saber que você recebeu sua mensagem. É surpreendente como os povos pedirão frequentemente conselho, e nenhuma resposta com um short "agradece-o" quando recebem sua resposta. Um remetente simples da mensagem é suficiente. E ajuda-lhes saber que você não o recebe didn ' furado simplesmente em algum lugar em Cyberspace.

Se o pedido do didn ', n emitirem!
Não importa o que você pensa pode ser aceitável, você não pode E-mail alguém sobre seu serviço do produto sem sua permissão. Ao menos não lhe perguntarão que para emitir um email, ou aquele você tem feito já o negócio com eles, a seguir é ilegal emitir um E-mail, período. Todo o receptor pode fàcilmente emitir sua mensagem ao fornecedor e você relata à emissão do E-mail unsolicited (Spam).

O relatório resultaria na remoção imediata de todo seu Web site ou email address para a maioria de usuários. Então você junta a lista "de shippers proibidos," meaning que os usuários não permitiriam todas as mensagens unidas a seu Domain Name a ser recebido por seus clientes, os povos a quem você emitem suas mensagens.

Você pode querer saber, "mas eu começo E-mais que cada dia sobre os produtos presta serviços de manutenção ao didn ' informação de I no pedido." Emitindo o E-mail unsolicited (Spam), na natureza, tal como apressar-se. Os povos de s do lote ' , mas é against.the.law, e não importa como longo você pode sair com ela, você concorda começar travado!

Compressa, Compressa, Compressa!
Se você emitir um E-mail com diversos acessórios grandes, é melhor emiti-los em alguns E-mais separados, de modo a para não emitir um original que seja demasiado grande estar ainda aberto. Ou, você pode tentar comprimir suas mensagens em uma lima de fecho de correr. Este não é reduzir muito os retratos do tamanho, mas trabalha muito bem para limas do texto, do spreadsheet e do programa. É muito fácil fazer, e faz seu tamanho de lima muito menor, e ao receptor muito mais feliz. Veja www.winzip.com (para aqueles em um PC).

Gracejos como sugestões.
Se parecer demasiado bom ser verdadeiro, é provavelmente. Não envíe qualquer coisa que lhe é emitido. Nós temos todas as letras chain do v-correio que prometem se você número do impatience x dos povos que você ' pagou ou você que vai ganhar algo, ou você será feliz para sempre. ' todo o um hoax, um scam, e o único resultado é um número muito grande de transmissões do E-mail esse lento todos os usuários através do país. Se você receber um destes E-mais de um amigo, responda-lhes (em uma maneira agradável), e explique-o porque este isn ' rectifica, ou para pedir que parem de emitir-lheos.

Vírus ou conselho do vírus?
Muitos vírus são espalhados pelo E-mail que masquerading como avisos sobre um vírus! Se alguém lhe emitir um aviso do vírus, que contenha tipicamente instruções em como remover um vírus de seu computador... Google.com para verificar que o vírus antes de fazer qualquer coisa. As possibilidades são, ' era também um hoax, e se você lima "má" da supressão justa de seu computador, você ' re realmente a necessidade remover um elemento crucial do sistema!

O wow, aquele era muitos da informação fazer exame dentro ao mesmo tempo, mas eu felicito-o para este serviço e colar lendo o artigo inteiro. Compartilhe por favor d com seus família, amigos e colegas.

Sobre o autor: Angela Nielsen
é o presidente do grupo dos meios de NCI, locais award-winning de uma correia fotorreceptora da companhia de desenvolvimento situados em San Diego, Califórnia. Para aprender mais sobre Angela Nielsen, e meios do NIC visite nicmedia.com ou chame-o diretamente aos 888 meios do NIC. Copyright 2005 pelo grupo dos meios de Angela Nielsen e pelo NIC