Everyday ferramentas de planejamento e gestão de tarefas e dicas

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Nossa vida é de cerca de metas. Raros pessoa vive sem um objetivo final ou um pássaro sonho vibrar em algum lugar ao longo de um horizonte. Mas para alcançar este objectivo implica a realização de milhares de tarefas mesquinhas, tarefas diárias, reuniões e ações. Planejamento eficazmente estas actividades é o gerenciamento do tempo é de cerca de.

Na verdade, a gerência de tempo não é exatamente uma palavra certa, pois não podemos administrar ou controlar o tempo dado, mas só pode gerenciar a nós mesmos, nossas ações para caber no limite de tempo. É por isso que alguns preferem "gestão de vida" ou "gerenciamento de tarefas" termos.

Idéia básica de gerenciamento de tarefas é a de organizar a sua vida diária de modo que você pode fácil e mais rápido a alcançar seus objetivos finais. No entanto, apenas um punhado de mentes disciplinadas não consegue perder seus corações lidar com os organizadores tempo complexo, programadores e pilhas de papéis. A maioria das pessoas comum considerá-los um atributo da vida corporativa, enquanto ainda muito chata e time-consuming coisa para aplicar em uma rotina diária.

Mas aqui vai uma outra idéia: não há dias sem planejamento. A principal razão para isto é que as habilidades de memória humana são muito limitados em termos de elementos simultaneamente armazenado. Verificou-se que a maioria de nós não pode deter mais do que 7 (± 2) objetos em uma memória de curto prazo. O que significa inevitavelmente que temos que colocar alguns dos nossos pensamentos ou tarefas em papel ou digitar em um computador. Assim, somos livres no cérebro da necessidade sobrecarregados de lembrar coisas irregulares, por exemplo, que 12 de Agosto é aniversário de casamento de sua tia.

Outra razão para o planejamento diário é que dramaticamente economiza seu tempo. A idéia de GTD (Getting Things Done) está ficando muito popular hoje em dia, porque milhares de trabalhadores e donas de casa desorganizada ter encontrado a sua paz e harmonia, apenas devido ao tempo livre não gasto em planejamento e memorização. Têm agora tenho uma chance de usar o tempo de forma mais eficaz na criatividade ou apenas ter um descanso.

Getting Things Done é um método criado por David Allen e descrito em um livro de mesmo nome. GTD baseia-se no princípio de que uma pessoa precisa para mover tarefas fora da mente, gravando-los externamente. Dessa forma, a mente é liberada a partir do trabalho de lembrar tudo o que precisa ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.

Aqui estão os princípios básicos do GTD:

1. Recolher as suas ideias: Capturar tudo (coisas) que é necessário para acompanhar, lembre-se ou agir sobre e colocá-lo em um assim chamado "balde": uma caixa de entrada física, uma caixa de correio electrónico, um gravador, um computador portátil, um PDA, um secretária, etc Isso fará com que sua cabeça fora-carregados e evitar excesso de informação em uma situação de abundância de escolhas, tarefas ou eventos.
2. Processo o material: Determinar se alguma ação precisa ser tomada ou não. Se uma tarefa é factível (ou seja, leva menos de dois minutos): a) fazê-lo imediatamente, b) delegar, c) adiá-la.
3. Organize: Se uma tarefa não requer ação: a) definir a próxima ação, b) o arquivo de referência, c) jogá-lo fora, d) mantê-lo para uma eventual acção mais tarde, e), colocá-lo em "Algum dia / talvez" a lista, f ) esperar por outras ações ou acontecimentos para ser concluído.
4. Review (depósito tickler "): Todas as acções pendentes, os projectos e 'espera' tarefas devem ser revistos pelo menos uma vez por semana, certificando-se que as novas tarefas ou eventos programados estão inseridos no sistema GTD e que tudo está atualizado.

Listas de afazeres: vantagens e dicas

Geralmente, à-as listas são listas de papel ou arquivos de computador onde você escreve as funções, atividades planejadas em relação a uma determinada data ou um período de tempo. Listas de afazeres fornecer um número de benefícios importantes para o planejamento regular:

-- organizar a sua vida: Aumentar a eficiência e, portanto, a produtividade, permitindo mais tempo para lazer.

-- definição de prioridades: Em listas de tarefas que podem se concentrar em tarefas mais importantes e itens para melhorar a produtividade e conseguir mais metas muito mais rapidamente. Priorizando permite dar as tarefas mais importantes de mais atenção, energia e tempo. Tendo em suas tarefas priorizadas também significa que você sabe exatamente o que você vai fazer a seguir, quando este ou aquele material é feito.

-- coordenação das tarefas similares: Evitar a repetição do trabalho. Por exemplo, se você tem que trazer um documento de algum departamento e informar os trabalhadores sobre a reunião planejada, estas duas tarefas pode ser feito totalmente.

-- acompanhar os progressos: Marcar as tarefas que você tiver concluído. Isso pode ser especialmente importante quando você está envolvido em alguma auto-treinamentos de desenvolvimento ou processos que envolvem várias etapas concessivo.

-- lembrando: Ser colocados na geladeira (no caso de documentos pegajoso) ou exclusivamente com as notificações de áudio (no caso de dispositivos eletrônicos) que irá lembrá-lo em todas as tarefas importantes com antecedência.

10 dicas básicas para as tarefas de gestão e criação de listas de tarefas:

1. Encontrar o método certo de manter suas listas de afazeres: Algumas pessoas gostam de colocar as tarefas à mão sobre rasgar papéis, agendas ou listas A4 enquanto outros utilizam planilhas do Excel, Outlook ou barras de ferramentas de software especial que pode criar tarefas, acompanhar o seu desempenho, o jogo notificações sonoras e executar outras funções úteis.
2. Priorizar tarefas: Ponha suas tarefas por ordem de importância / urgência e dar maior prioridade às tarefas que ficam mais perto de seus objetivos.
3. Seja realista: Verifique se você realmente pode realizar a tarefa que você está se metendo. Certifique-se também que a tarefa é real para o período de tempo planejado.
4. Seja específico: Cada item em sua lista deve ser uma tarefa compreensível, curto e mensuráveis.
5. Quebre as tarefas complexas em pequenos pedaços gerenciáveis e foco em um de cada vez.
6. Grupo e categorizar tarefas semelhantes: Por exemplo, criar várias listas de tarefas por categorias - as compras, reuniões, eventos, etc
7. Delegado seu trabalho: Se existem outras pessoas disponíveis que podem ajudá-lo com seu trabalho, pergunte a eles para ajudá-lo.
8. Seja flexível e não muito detalhada: Lembre-se que as tarefas às vezes pode ser interrompido ou atrasado, para permitir algumas variações ou reservas para eles.
9. Deixar espaços para atividades inesperadas: Você pode não saber exatamente o que você precisa fazer, mas se você planeja o momento de fazê-lo, então outras coisas importantes não são empurrados para fora do caminho quando a demanda surge.
10. Faça listas de afazeres um registro diário: No final do dia de trabalho, reserve um tempo para analisar as realizações do dia, cruzá-los fora da sua lista e planejar o seu trabalho para o dia seguinte.

Muitos especialistas aconselhamento gestão do tempo para introduzir um sistema baseado em uma cenoura-e-vara princípio: acho que de uma recompensa que pode obter em caso de realização e tipo de punição se uma tarefa não será concluída até o final do período previsto.

Também é uma boa idéia para avaliar regularmente como você está gastando seu tempo. Em alguns casos, a melhor coisa que você pode fazer é parar de fazer uma atividade que já não está servindo para que você possa passar o tempo fazendo algo mais valioso. Considere o que você está dando acima a fim de manter suas atividades atuais.

Popular software de gerenciamento de tarefas:

• Remember The Milk: Web-based to-do o gerente da lista, com ênfase na simplicidade e integração com aplicativos populares de terceiros.
• TaskPilot: As opções de tarefa extensiva; suporta pastas de tarefas e hierarquia; importação exportação / a partir do Outlook.
• FusionDesk: Pastas hierárquicas, os filtros personalizáveis, relatórios em tempo, a sincronização com o Outlook e outros computadores.
• Swift To-Do List: Estrutura de árvore hierárquica, drag & drop tarefas, anexos às tarefas, fazer várias bases de dados.
• VIP Task Manager: Software cliente / servidor para a colaboração do grupo de trabalho e gerenciamento de tarefas por vários usuários.
• MindDecider: Gestão de projectos e tomada de decisão com ferramentas de software tarefas de gestão.

MindDecider vantagens das ferramentas de gerenciamento de tarefas:

• fácil criação de listas de afazeres
• definição de prioridades para as tarefas (GTD)
• organizar as tarefas em ordem de importância e selecção das tarefas mais importantes (GTD)
• adicionando comentários, fotos e links
• aplicar atributos para tarefas de medição e monitoramento
• colocação fácil das tarefas em um cronograma e acompanhamento de seu progresso
• número ilimitado de tarefas (GTD)
• categorização de tarefas e subtarefas (árvore de tarefas)
• controlos predefinidos, pergunta e outras marcas
• zoom in / out calendário mostrando os períodos de horas a anos.

Referências:

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin (Non-Classics), 2002.
• Morgenstern, Julie. Organizador From the Inside Out, Owl Books, 1998.
• Marc Mancini, Gestão do Tempo: habilidades Business Express Series, McGraw-Hill Professional, 1993.
• To-Do Lists: a chave para a eficiência (MindTools.com)
• Começando com "Getting Things Done" (43folders.com)
• Uma cartilha sobre Getting Things Done (7pproductions.com)

Visite o web-site MindDecider www.minddecider.com para baixar as versões atualizadas dos MindDecider, projetos de ver e ler artigos relacionados com a gestão.

 

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